Solutions numériques, standardisées ou adaptées ?

Une réalité

Solutions numériques et télétravail

Aujourd’hui, le télétravail et ses solutions numériques sont de plus en plus rendu plébiscité. Selon le ministère du Travail, 61 % des Français y aspiraient avant la crise sanitaire, et la tendance se renforce. De plus, d’après l’enquête SFAM, 24 % des salariés estiment que le télétravail leur permet d’être plus productifs.

En outre, le confinement leur a aussi permis d’apprendre à s’organiser au quotidien. D’ailleurs, 54 % des sondés  disent disent s’appuyer sur des outils collaboratifs pour faciliter les échanges à distance. (source Planet business – 7/10/20).

Concrètement…

Outils numériques de gouvernanceAu sein des entreprises, force est de constater que les plus avancées dans leur transformation numérique sont celles qui résistent le mieux à la situation liée à la crise sanitaire. Que ce soit en externe (clients et fournisseurs) ou en interne (collaborateurs, sous-traitants…), la digitalisation des processus et l’utilisation d’outils adaptés au télétravail constituent la formule gagnante pour poursuivre son activité.

Dès le printemps, les entreprises se sont orientées vers des solutions numériques SaaS hébergées sur le Cloud, bien que la plupart de ces solutions permettent peu, voir pas, de personnalisation. Mais avant d’en arriver là, quels sont les points à examiner ?

Faire l’état des lieux de vos solutions numériques

Il est en effet tentant de céder aux arguments évoqués par les sociétés proposant des solutions numériques clés en main. Toutefois, si une solution est inadaptée à vos besoins et votre environnement (humains et matériels), aussi puissant soit le système mis en avant, son usage risque de s’avérer décevant, voir pénalisant les résultats attendus.

Homme qui cherche idée de solutions numériques

Imaginons que vous soyez une TPE en exercice depuis 5 ans. Vous avez déjà mis en place vos outils et vos collaborateurs y sont désormais parfaitement rodés. Pour des raisons de crise sanitaire, vous souhaitez leur permettre de poursuivre leur activité à distance et vous investissez dans un outil collaboratif. Cet outil inclus plusieurs solutions numériques standardisées, vous permettant de suivre leurs actions.

Cependant, à l’usage, l’outil collaboratif se révèle insatisfaisant. Vos collaborateurs ont du mal à le prendre en main, ils le trouvent compliqués et ont le sentiment d’être observés. 

Cela signifie que l’outil ne répond pas à leurs principaux besoins : facilité, rapidité à trouver l’information, etc… D’après vous, que risque-t-il de se produire ?

Questions à se poser

Notre expérience nous a prouvé que pour créer l’adhésion des collaborateurs sur de nouveaux processus de travail, il est indispensable de les impliquer dans les modalités de changement envisagé, que cela concerne une organisation (procédures, processus) ou des outils (applicatifs, machines…). En tant que dirigeant, vous restez le décisionnaire, mais l’expérience de vos collaborateurs ainsi que leurs éventuelles suggestions, peuvent vous éviter bien des écueils.

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Vous pouvez commencer par vous interroger comme suit. Dans les conditions actuelles, quelle serait votre structure d’organisation numérique optimale ?

De quels outils disposez-vous aujourd’hui ? Comment les utilisez-vous ? Quel type et quelle qualité d’informations avez-vous besoin de traiter ? Quels sont vos circuits d’informations ?

Confrontez ensuite votre perception avec celles de vos collaborateurs.

S’il s’avère qu’un outil collaboratif est nécessaire, et que vos outils actuels ne peuvent répondre à votre besoin, vous aurez une idée plus précise sur les besoins et attendus de votre équipe. Vous pourrez ainsi faire le meilleur choix possible en vous assurant de leur engagement pour utiliser la solution retenue.

Vous pouvez, vous-aussi, optimiser vos modalités de travail et engager vos collaborateurs pour améliorer votre performance.

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