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Modèles de document et productivité

Le cas d'un artisan

En quoi les modèles de document améliorent-ils la productivité ?

Monsieur A, 45 ans, fondateur et dirigeant d’une entreprise florissante de peinture en bâtiment. Spécialisé en travaux extérieurs, il travaille indépendamment pour les entreprises et les particuliers. Sa société a bonne réputation, ses 23 peintres travaillent bien et les commandes permettent de dégager une belle marge.

Pour suivre le quotidien administratif, son associé, un ancien DAF, gère les finances et les obligations sociales. Pour gérer la partie commerciale et achats, il s’appuie sur une assistante (suivi des commandes clients et commandes de peinture chez ses fournisseurs).

Peintre en bâtimentCette dernière travaille pour lui depuis 5 ans et elle s’est organisée à sa manière. Malheureusement, elle vient d’avoir un accident et elle sera convalescente pendant au moins deux mois.

Au regard de l’activité, Monsieur A ne sait pas exactement ce qui est en cours de traitement, à classer, à relancer… Il se sent un peu dépassé, d’autant que son associé n’en sait pas plus, car il ne traite ni les relations clients ni les achats fournisseurs.

Monsieur A nous confie qu’il aimerait pouvoir trouver rapidement et facilement les informations, ainsi que les modèles de document, pour éventuellement se faire aider par son épouse en cas d’impondérables.

Il sait que dans une telle situation, il peut rapidement devoir gérer des clients insatisfaits, et voir des changements dans les commandes. Mais il peut aussi prendre du retard sur ses chantiers, faute de matériel ou matières livrés à temps.

L'apport de Lightheway

Notre premier entretien nous a permis de découvrir sa vision et ses motivations. Après avoir appréhendé son mode de fonctionnement, nous nous sommes intéressés plus précisément à ses outils administratifs. Nous lui avons par exemple demandé :

  • comment étaient établis ses devis, commandes et factures. Car il est important, pour chaque chantier, d’établir des documents correspondants au marché signé avec le client. Nous lui avons fait comprendre à cette occasion, que l’absence de modèles de document conduisait à des erreurs incompréhensibles et préjudiciables dans la relation avec les tiers.
  • comment étaient suivis les devis et les recouvrements de factures ou paiements aux fournisseurs. Un devis non relancé en temps utile aboutit rarement. De même, une facturation non suivie donne lieu à des pénalités financières.
  • quels étaient ses fournisseurs. En effet, selon les fournisseurs, il arrive que le processus soit imposé, sous peine de ne pas traiter vos commandes. Il convient donc de les connaitre pour s’assurer d’une disponibilité matériel en quantité, en temps et en heure.

Les résultats

Modèles de documentEn se substituant quelques jours à son assistante, Lightheway a pu faire le point sur l’organisation et le classement informatique du client, ainsi que sur ses éventuels modèles de document, avant de définir avec lui des axes d’optimisation des outils et méthodes de travail.

A l’issue de cette mission de diagnostic, en privilégiant les urgences de Monsieur A, nous avons conçu, avec la collaboration de son équipe, des outils de gestion administrative améliorés. Ces derniers ont facilité le travail quotidien de l’assistante , tout en lui dégageant du temps pour des activités de relance clients, assurant à Monsieur A le maintien de son chiffre d’affaires et de ses marges.

Comme ce client, vous pouvez, vous-aussi, optimiser vos modalités de travail pour améliorer votre productivité.

Planifiez un rendez-vous téléphonique dès maintenant ! Gratuit et sans engagement, vous avez tout à y gagner.

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